post image

Uczestnicy domagają się zwrotu wpisowego. Co się stało z blisko 5 mln zł? Mistrzostwa świata w półmaratonie Gdynia 2020.

W mistrzostwach świata w półmaratonie Gdynia 2020 na starcie miało stawić się ponad 20 tysięcy zawodników i zawodniczek z całego świata. Impreza początkowo miała odbyć się w marcu, następnie w związku z panującą epidemią zdecydowano o przełożeniu wydarzenia na październik. Impreza nie dojdzie jednak do skutku z powodu ciągłych zaleceń sanitarnych. Uczestnicy domagają się zwrotu pieniędzy za wpisowe, takiego zwrotu jednak nie dostaną. Organizatorzy proponują udział w biegu wirtualnym oraz zapewniają, że pakiety startowe zostaną wszystkim dostarczone. Gdzie się podziało blisko 5 milionów złotych wpisowego?

 

Wpisowe na Mistrzostwa świata w półmaratonie Gdynia 2020 wynosiły od 170 zł do 300 zł, w zależności od tego, kiedy zdecydowaliśmy się na zakup. Na imprezę zapisało się ponad 20 tysięcy uczestników. Co zatem stało się z tą kwotą?


Organizatory w oficjalnych komunikatach podają, że przychód z opłat startowych wyniósł 4 mln. 227 tys. 922 zł. brutto. Również informują o tym, jakie wydatki musieli ponieść w związku z organizacją takiej imprezy. Kwota ta opiewa o 5 mln. 641 tys. zł. brutto i jak dodają, wydatki się jeszcze nie skończyły. 

 

"Niestety w obecnych uwarunkowaniach prawnych, wynikających z sytuacji epidemicznej, organizacja biegu masowego jest niemożliwa. Na bazie rekomendacji Światowej Organizacji Zdrowia oraz najlepszych praktyk obserwowanych na masowych imprezach sportowych w Polsce i na świecie przygotowaliśmy również obszerny plan dostosowania imprezy do panującej sytuacji i wdrożenia specjalnych procedur w zakresie higieny i bezpieczeństwa. Okazało się jednak, że to wszystko za mało, aby impreza o tej skali - ponad 20 tys. uczestników z całego świata - mogła dojść do skutku w obliczu rosnącej skali zachorowań na COVID-19 i ponownego ryzyka wprowadzania dodatkowych obostrzeń, zamiast ich dalszego luzowania. Kilka tygodni temu uruchomiliśmy aplikację AllYouNeedIsRunning.com, na której w dniu mistrzostw, 17 października 2020 roku, odbędzie się globalny bieg wirtualny pod hasłem #AllYouNeedIsRunning. W najbliższych tygodniach nasz zespół będzie dzień w dzień ciężko pracował po to, aby jak najszybciej wysłać wam pełne pakiety startowe biegu masowego. Znajdą się w nich: numer startowy, oficjalna koszulka Asics, pamiątkowy plecak z logo mistrzostw oraz nasz wyjątkowy medal, który tak bardzo pragnęliśmy wręczyć każdemu z was na mecie półmaratonu" taką wiadomość napisali do uczestników: Rafał Klajnert, sekretarz miasta Gdynia, Michał Drelich, szef Komitetu Organizacyjnego oraz Jakob Larsen, dyrektor zawodów i imprez World Athletics.


Tak było w 2019 roku:


Redakcja trojmiasto.pl skierowała zapytania do agencji Sport Evolution, która była odpowiedzialna za organizację całego wydarzenia, odnośnie tego, co właściwie się stało z prawie 5 mln zł? Poniżej można zapoznać się z wyjaśnieniami Piotra Jakóbika - dyrektora marketingu i członka zarządu Sport Evolution.


"Przygotowania do tego wydarzenia zaczęły się w listopadzie 2017 r., kiedy Gdynia otrzymała prawa do organizacji mistrzostw świata, a koszty nawet dwa miesiące wcześniej, bo aplikowanie wymagało od nas przygotowania całej masy dokumentów, prezentacji i miękkiego lobbingu z udziałem gwiazd sportu.

 

Budżet WAHMC Gdynia 2020 obejmuje ponad 300 pozycji kosztowych. Najważniejsze grupy kosztów, które można wyszczególnić, to:

koszty związane z organizacją ruchu oraz postępowań administracyjnych, w tym: -zezwolenia na wyłączenie drogi w sposób szczególny, impreza masowa;

-koszty najmu obiektów

-koszty infrastrukturalne (hale namiotowe, kontenery, sceny, ściany diodowe itd.)

-koszty związane ze świadczeniami zawodniczymi (medale, numery, worki depozytowe, -koszulki, plecaki itd.)

-wolontariat

-oprawa artystyczna imprezy

-koszty administracyjno-biurowe

-koszty osobowe

-promocja i reklama

-imprezy i wydarzenia towarzyszące

-produkcja telewizyjna

-merchandising

-zakup licencji (Dentsu)

-hospitality (hotele, transfery, inne)

-btl/atl


Duże koszty związane są ze świadczeniami zawodniczymi. Choć koszt jednostkowy zamawianych rzeczy nie jest wysoki, to wielkość zamówienia (30 tys.) powoduje, że koszt całkowity jest ogromny. Dla przykładu podaje przybliżone koszty (z uwagi na tajemnicę handlową nie mogę podawać precyzyjnych kwot):

-medale - ok. 550 tys. zł brutto

-koszulki finisher - ok. 750 tys. zł brutto

-plecaki - ok. 850 tys. zł brutto

-worki depozytowe/recovery bag - ok. 110 tys. zł brutto

-folie do okrycia na mecie - ok. 36 tys. zł brutto

-numery startowe - ok. 85 tys. zł brutto

 

Razem: 2 mln 381 tys. zł brutto


Przeczytaj również: Padły nowe rekordy świata w biegu godzinnym

 

Te wszystkie rzeczy zostały zamówione jeszcze w 2019 roku i były wyprodukowane już po przełożeniu imprezy w marcu. Są nierefundowalne, tzn. że nie da się ich w żaden sposób spieniężyć, bo wszystkie są opatrzone logo i grafikami imprezy. Nie mają więc żadnej wartości w oderwaniu od imprezy.

 

Kolejna duża grupa kosztów to koszty osobowe. Przy projekcie pracuje w sposób ciągły 12 osób. Miesięczny koszt utrzymania zespołu to ok. 100 tys. zł x 24 miesiące = 2 mln 400 tys. zł brutto. Nie mogę zażądać od ludzi, żeby oddali mi pensję za pracę, którą przez ten czas uczciwie wykonywali.

 

Do tego dochodzą koszty biurowe związane nie tylko z najmem czy zużyciem mediów, ale także materiały biurowe. A także koszty szkoleń dla wolontariuszy i zespołu projektowego (ok. 120 osób) - koszt ok. 60 tys. zł brutto.

 

Na promocję imprezy wydaliśmy ok. 450 tys. zł brutto. To koszt:

-reklamy

-stworzenie i utrzymanie strony internetowej

-przygotowanie materiałów graficznych

-konferencje prasowe

-monitoring mediów itp.

 

Materiały ATL i BTL to wydatek rzędu ok. 85 tys. zł brutto, w tym countdown clock w centrum Gdyni, banery, siatki wielkoformatowe, bandy pcv itd., które w momencie odwołania imprezy były już wyprodukowane i nie można ich ponownie użyć na innej imprezie.

 

W ramach imprez towarzyszących mieliśmy organizować biegi dziecięce. Na wyprodukowanie koszulek i medali wydaliśmy ponad 65 tys. brutto. Te rzeczy będziemy musieli zutylizować. Mimo to opłaty startowe za biegi dziecięce zwracamy!

 

Na potrzeby imprezy wyprodukowaliśmy kolekcję merchandisingową (limitowana kolekcja odzieży z logo mistrzostw świata). W związku z odwołaniem wydarzenia już jej nie sprzedamy. Poniesione nakłady na ten cel to ponad 100 tys. zł brutto.

 

Różnego typu koszty licencyjne to wydatek ok. 100 tys. zł brutto (zakup praw marketingowych do imprezy na terytorium Polski od Dentsu).

 

Razem wszystkie ww. koszty to ok. 5 mln 641 tys. zł brutto.

 

Inne mniejsze koszty związane są choćby z projektem zmian organizacji ruchu, podróże służbowe, prowizje dotpay od transakcji elektronicznych itd. Łącznie szacuje się te koszty na jakieś 150 tys. zł brutto.

 

Zapłacić musieliśmy także zaliczki w hotelach oraz podwykonawcom (ochrona, medycy, namioty itp.) na łączną kwotę 700 tys. zł. Te koszty są oczywiście refundowalne, ale pieniądze są zamrożone, bo niestety nie da się ich w prosty sposób odzyskać.

 

Ponadto na swój koszt wyprodukowaliśmy aplikacje na potrzeby biegu wirtualnego za kwotę ponad 250 tys. zł, a także na nasz koszt wysyłamy pakiety startowe do zawodników (szacowany koszt 400 tys. złotych). Zwracamy też pieniądze za wszystkie niezrealizowane usługi dodatkowe - ponad 450 tys. zł.

 

Przychody z opłat startowych 4 mln 227 tys. 922 zł brutto”.


Źródło: trojmiasto.pl